Comment les applications SaaS peuvent réduire les coûts opérationnels

Une application SaaS peut alléger les dépenses liées à l’exploitation d’un logiciel. Mais un abonnement accessible ne garantit pas, à lui seul, une économie sur plusieurs années. Il faut aussi tenir compte de la migration, des intégrations, de la sécurité et des dépenses de l’ancien système qui disparaîtront réellement.

Voici comment construire une comparaison utile et choisir une solution adaptée aux besoins de l’organisation.

Quels coûts le SaaS peut-il réduire ?

Infrastructure et maintenance

Dans le modèle SaaS, le fournisseur héberge et gère l’application ainsi que son infrastructure. Il assure généralement les mises à jour et la maintenance, comme l’explique la General Services Administration américaine. L’entreprise peut ainsi éviter certaines dépenses d’hébergement ou de maintenance dédiées.

L’économie dépend toutefois de ce qui peut être supprimé. Migrer une seule application ne permet pas nécessairement de mettre hors service un serveur partagé ni de supprimer un poste informatique.

Licences et capacité

Certains abonnements sont facturés par utilisateur ou selon la consommation. Ils peuvent mieux correspondre aux besoins réels, à condition que le contrat autorise les ajustements. Engagement minimum, durée annuelle et frais de dépassement peuvent limiter cette souplesse. Avant de signer, chiffrez un scénario d’utilisation courant et un scénario de croissance.

Traitement des tâches répétitives

Des dossiers partagés, des rappels ou des circuits de validation peuvent limiter les ressaisies et les relances. Une équipe peut, par exemple, centraliser les demandes d’achat au lieu de rapprocher plusieurs échanges de courriels. Un essai avec les utilisateurs permet de vérifier si le processus est réellement plus simple et si le coût de configuration reste raisonnable.

Il est utile de mesurer le temps libéré, sans le confondre automatiquement avec une économie financière. Si ce temps permet d’éviter des heures supplémentaires payées, l’effet peut se voir dans le budget. Sinon, présentez-le séparément comme une capacité disponible pour d’autres tâches.

Comparer les coûts sur une même durée

Pour décider, établissez un coût total de possession sur une période commune, par exemple trois ans. Tenez compte des coûts pertinents pour le choix, y compris de la coexistence éventuelle des deux systèmes pendant la transition :

• Solution actuelle : licences, hébergement, maintenance et support réellement évitables, ainsi que mises à niveau prévues.
• Solution SaaS : abonnement, déploiement, migration des données, formation, intégrations, administration, sécurité, support et consommation prévue.
• Transition et sortie : résiliation, export des données et dépenses de l’ancien système qui subsistent.

Prenons un exemple fictif. Une organisation pourrait éviter 12 000 dollars par an avec son système actuel, soit 36 000 dollars sur trois ans. La solution SaaS envisagée coûterait 6 000 dollars par an en abonnement, 1 000 dollars par an pour le support des intégrations et 4 500 dollars une seule fois pour la migration et la formation. Son coût sur trois ans serait de 25 500 dollars, soit une économie estimée à 10 500 dollars. Ce calcul suppose l’arrêt immédiat des anciens coûts, sans chevauchement ni frais de sortie, et exclut les taxes et la valeur temporelle de l’argent. Il ne s’agit ni d’un devis ni d’une prévision.

Piloter les abonnements dans la durée

Recensez les applications, leurs responsables, les dates de renouvellement, les licences achetées et leur utilisation effective. Examinez les comptes inactifs et les outils redondants avec les équipes concernées. La FinOps Foundation recommande de coordonner utilisation, achats et renouvellements : retirer un accès ne réduit pas forcément la facture avant l’échéance ou une modification autorisée par le contrat.

Suivez, lorsque cela a du sens, la dépense par utilisateur actif ou par opération traitée, ainsi que l’adoption et la qualité du service. La méthode FinOps appliquée au SaaS invite aussi à considérer les coûts induits sur les plateformes connectées, notamment le stockage ou le transfert de données.

Choisir la solution et les partenaires de mise en œuvre

Un produit SaaS existant peut convenir à un processus courant si sa configuration et ses intégrations répondent aux besoins. Une application développée sur mesure mérite d’être étudiée lorsque des exigences essentielles ne peuvent pas être satisfaites à un coût raisonnable par les produits disponibles. Comparez les deux options sur la même durée, en intégrant pour le sur-mesure l’hébergement, la maintenance et le support futurs.

Avec le fournisseur et, le cas échéant, le partenaire de déploiement, définissez les responsabilités pour la configuration, les intégrations, l’assistance et les incidents. Vérifiez les niveaux de service, l’évolution des prix, les options de localisation des données, les formats d’export et les frais de sortie. Testez les intégrations critiques et l’export des données avant de vous engager.

La sécurité reste une responsabilité partagée. Les recommandations SaaS du National Cyber Security Centre britannique rappellent notamment l’importance de gérer les accès, la configuration et la reprise après incident. Prévoyez les ressources nécessaires et clarifiez les obligations du fournisseur dans le contrat.

Le conseil technologique, le développement logiciel et l’automatisation par l’IA font partie des services d’Altweeb pertinents pour examiner les processus et les choix de mise en œuvre. Avant tout déploiement, une collaboration utile précise le problème à résoudre, les responsabilités, le budget prévisionnel et les indicateurs de résultat.

Conclusion

Le SaaS peut réduire les coûts lorsqu’il remplace des dépenses évitables ou améliore un processus mesurable. Partez d’une situation de référence, comparez les coûts sur tout le cycle de vie et réexaminez régulièrement les usages et les contrats. Le meilleur choix n’est pas nécessairement l’abonnement initial le moins cher, mais celui qui répond durablement au besoin à un coût maîtrisé.

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