Un logiciel par abonnement permet d’accéder à des outils utiles sans acheter nécessairement une licence perpétuelle au départ. Mais le montant de l’abonnement ne suffit pas à déterminer si le choix est intéressant. Il faut aussi examiner l’adéquation aux besoins, l’intégration aux systèmes existants et les coûts sur la durée.
Pour les acheteurs, les partenaires et les investisseurs qui étudient un projet logiciel, l’enjeu est donc de comparer les bénéfices attendus avec les dépenses complètes et la dépendance créée envers le fournisseur.
Abonnement et SaaS : deux notions à distinguer
L’abonnement désigne un mode de paiement périodique pour accéder à un logiciel ou à une licence. Le SaaS, ou logiciel en tant que service, désigne un mode de fourniture : l’application fonctionne sur une infrastructure cloud exploitée par un fournisseur. Un SaaS est souvent vendu par abonnement, mais tout logiciel par abonnement n’est pas nécessairement un SaaS.
Selon la définition du SaaS publiée par le NIST, le client utilise l’application sans administrer l’infrastructure cloud sous-jacente. Cette distinction aide à comparer un service hébergé avec un logiciel installé et exploité par l’entreprise elle-même.
Quels avantages pour les entreprises ?
Répartir la dépense dans le temps
L’abonnement peut éviter l’achat initial d’une licence perpétuelle importante et répartir les paiements sur plusieurs périodes. Un tarif fixe par utilisateur peut aussi faciliter la prévision du coût de base. Il reste toutefois à intégrer le déploiement, la migration des données, les connexions aux autres outils, la formation et l’assistance complémentaire.
Pour établir un budget réaliste, il faut dépasser le prix de la première année. Les recommandations de Microsoft sur l’estimation des coûts cloud invitent notamment à prendre en compte les compétences et la formation nécessaires, puis à réviser les estimations lorsque les hypothèses évoluent.
Adapter l’accès aux besoins
Selon les conditions négociées, l’entreprise peut ajouter des utilisateurs ou de la capacité lorsque son activité évolue. Une application hébergée peut également faciliter l’accès depuis différents sites et appareils. Vérifiez néanmoins les besoins de connexion, la compatibilité des appareils, les engagements minimaux et la possibilité de réduire le nombre de licences avant le renouvellement.
Réduire une partie de la charge d’exploitation
Dans un modèle SaaS, le fournisseur exploite l’environnement sous-jacent de l’application. L’entreprise peut ainsi consacrer davantage de temps à son paramétrage, à son adoption et aux processus métier. Les mises à jour du fournisseur peuvent aussi apporter des améliorations sans projet de mise à niveau piloté par le client, même si certains changements demandent des tests ou une formation.
Comparer le coût total, pas seulement le tarif affiché
Établissez une comparaison sur deux ou trois ans, avec les mêmes hypothèses pour chaque solution : nombre d’utilisateurs, consommation, mise en place, intégration, formation, assistance et sortie. Ajoutez les frais de démarrage, les engagements minimaux, les dépassements, les éventuelles hausses de prix et les taxes applicables. Comparez ce montant aux autres options, y compris leur coût de maintenance.
Une fois l’outil déployé, désignez une personne ou une équipe chargée de suivre les utilisateurs actifs, les licences inutilisées et les seuils de consommation. La FinOps Foundation recommande d’examiner ces données et les possibilités d’optimisation suffisamment tôt avant le renouvellement.
Sécurité, qualité de service et sortie : les vérifications essentielles
Un fournisseur qui gère l’infrastructure ne prend pas nécessairement en charge toutes les responsabilités de sécurité. Déterminez qui administre les accès, les sauvegardes et la restauration, la surveillance et la notification des incidents. Vérifiez que la formule proposée donne accès aux fonctions d’authentification, aux contrôles d’administration et aux journaux nécessaires. Dans son architecture de référence pour la sécurité cloud, la CISA souligne que les clients SaaS dépendent des journaux que le fournisseur met à leur disposition.
Examinez également les engagements de disponibilité, les horaires d’assistance, les conditions de notification des incidents, la reprise et les recours prévus au contrat. Pour une organisation présente dans plusieurs marchés, il est utile de déterminer où les données peuvent être stockées ou traitées et d’évaluer les exigences qui lui sont applicables.
Avant de signer, demandez un export d’essai et vérifiez que les données, documents et relations essentiels peuvent être transférés dans des formats exploitables. Précisez les frais d’export, l’accès après résiliation, les délais de suppression et l’aide à la migration. Le guide britannique sur la dépendance technique aux fournisseurs cloud recommande de considérer les standards ouverts et le coût d’un changement ; une certaine dépendance peut néanmoins être acceptable si la valeur obtenue le justifie.
Choisir une solution existante, développer ou combiner ?
Une solution par abonnement prête à l’emploi mérite d’être testée lorsqu’un besoin courant peut être couvert par son paramétrage. Un développement sur mesure peut être plus pertinent si un processus distinctif, une intégration ou un besoin de maîtrise ne peut pas être satisfait raisonnablement par une offre existante. Une approche hybride est aussi possible, à condition d’organiser l’intégration et la responsabilité de chaque composant dans la durée.
Avec un partenaire de réalisation, définissez le périmètre, les responsabilités d’intégration, l’accès à la documentation et au code lorsque cela s’applique, les modalités d’assistance et le suivi des coûts. Pour un investisseur ou un partenaire stratégique qui évalue un produit par abonnement, les questions utiles portent notamment sur sa maintenance, l’accompagnement des clients et les coûts et dépendances récurrents. Ce sont des points d’analyse, non des garanties de performance commerciale.
Les services d’Altweeb en développement logiciel et de produits numériques, conseil technologique et renforcement d’équipes IT peuvent être pertinents pour les organisations qui étudient ces choix. Le périmètre adapté dépend du projet et doit être défini avec l’équipe de réalisation.
En conclusion
Un logiciel par abonnement peut faciliter l’accès aux outils, répartir les dépenses et réduire une partie du travail d’exploitation. Pour en tirer parti, testez les usages, comparez les coûts complets, clarifiez les responsabilités de sécurité et préparez la sortie avant que le changement de fournisseur ne devienne difficile.
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